Regelement
Lees het volledige regelement hier
REGLEMENT KIWANIS TRUCKRUN OIJEN
Inhoudsopgave
HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN KIWANIS TRUCKRUN OIJEN.. 2
HOOFDSTUK 2: VEILIGHEID EN VERANTWOORDELIJKHEID.. 7
HOOFDSTUK 3: DEELNAME EN REGISTRATIE. 11
HOOFDSTUK 4: CHAUFFEURS EN VOERTUIGEN.. 14
HOOFDSTUK 5: ROUTE EN LOGISTIEK. 17
HOOFDSTUK 6: CATERING EN VOORZIENINGEN.. 22
HOOFDSTUK 8: MEDIA EN COMMUNICATIE. 27
HOOFDSTUK 9: VEILIGHEID EN VERZEKERINGEN.. 30
HOOFDSTUK 10: EVALUATIE EN NAZORG.. 33
HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN KIWANIS TRUCKRUN OIJEN
1.1 Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
a) Organisatie
Stichting Kiwanis Truckrun Oijen, handelend onder de naam "Kiwanis Truckrun Oijen"
Vertegenwoordigd door het bestuur en aangewezen commissieleden
KvK-nummer: [invullen]
Vestigingsadres: [invullen]
b) Evenement
Twee-jaarlijkse Kiwanis Truckrun Oijen
Een niet-commercieel evenement
Georganiseerd voor mensen met een beperking
Plaatsvindend op [datum] van [tijd] tot [tijd]
c) Deelnemer
Persoon met een beperking die als passagier deelneemt
Vooraf aangemeld en geregistreerd
In bezit van geldig deelnamebewijs
Onder verantwoordelijkheid van begeleider of zorginstelling
d) Begeleider
Gekwalificeerde persoon van minimaal 18 jaar
Aangewezen door organisatie of zorginstelling
Verantwoordelijk voor één of meerdere deelnemers
In bezit van relevante ervaring met doelgroep
e) Chauffeur
Professionele vrachtwagenchauffeur
In bezit van geldig rijbewijs en code 95
Vooraf geregistreerd bij organisatie
Bekend met veiligheidsprotocollen
f) Vrijwilliger
Persoon die ondersteunende taken verricht
Minimaal 16 jaar oud
Geregistreerd bij organisatie
g) Konvooi
De colonne van deelnemende trucks
Onder begeleiding van verkeersregelaars
Volgens vastgestelde route en tijdschema
1.2 Doelstelling
De Kiwanis Truckrun Oijen heeft als doel:
a) Primaire doelstellingen
Het organiseren van een veilig en toegankelijk evenement voor mensen met een beperking
Het bieden van een unieke ervaring aan de doelgroep
Het creëren van verbinding tussen verschillende maatschappelijke groepen
Het genereren van positieve aandacht voor mensen met een beperking
b) Secundaire doelstellingen
Het bevorderen van sociale integratie
Het creëren van maatschappelijk bewustzijn
Het stimuleren van vrijwilligerswerk
1.3 Organisatiestructuur
a) Bestuur
Voorzitter
Eindverantwoordelijk voor evenement
Voorzitter vergaderingen
Externe representatie
Commissie-coördinatie
Eindverantwoordelijk voor Planning en Coördinatie
Secretaris
Administratieve ondersteuning
Verslaglegging
Correspondentie
Archivering
Coördinatie Catering/Hospitality en Entertainment
Penningmeester
Financieel beheer
Budgetbewaking
Betalingsverkeer
Financiële rapportage
Coördinatie Gasten/Begeleiders
b) Kernleden
Minimaal 3 kernleden met specifieke verantwoordelijkheden voor:
Route en Logistiek
Veiligheid en Verkeersbegeleiding
Chauffeurs en Trucks
Gasten en Begeleiders
c) Commissiestructuur
Planning en Coördinatie Commissie
· Voorzitterschap onder directe verantwoordelijkheid bestuur
· Coördinatie tussen commissies
· Algemene planning en voortgangsbewaking
Route en Logistiek Commissie
· Routeplanning
· Vergunningen (indien van toepassing)
· Locatiebeheer
· Infrastructuur
Gasten en Begeleiders Commissie
· Deelnemersregistratie
· Begeleidercoördinatie
· Zorginstelling contacten
· Speciale voorzieningen
Chauffeurs en Trucks Commissie
· Chauffeurswerving
· Truckregistratie
· Technische coördinatie
· Opstelling konvooi
Veiligheid en Verkeersbegeleiding Commissie
· Veiligheidsprotocollen
· Verkeersregelaarscoördinatie
· Calamiteitenplan
· Routebewaking
Catering en Hospitality Commissie
· Maaltijdvoorziening
· Rustpuntfaciliteiten
· Sanitaire voorzieningen
· Algemene verzorging
Sponsoring en Financiën Commissie
· Sponsorwerving
· Budgetbeheer
· Financiële administratie
· Sponsorrelaties
Communicatie en PR Commissie
· Externe communicatie
· Mediarelaties
· Social media beheer
· Promotiemateriaal
Entertainment en Muziek Commissie
· Programmering
· Technische faciliteiten
· Artiestenbegeleiding
Nazorg en Evaluatie Commissie
· Evaluatieproces
· Feedback verzameling
· Verbetervoorstellen
· Afronding evenement
d) Commissie-indeling
Elke commissie heeft een voorzitter
Minimaal 2 leden per commissie
Duidelijke taakverdeling binnen commissies
Rapportagelijn naar bestuur
e) Ondersteunende functies
Evenementcoördinator
Veiligheidscoördinator
Vrijwilligerscoördinator
Medisch coördinator
1.4 Toepasselijkheid
a) Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op alle betrokkenen bij het evenement
Geldig vanaf moment van inschrijving tot na afloop evenement
Bindend voor alle deelnemers, begeleiders, chauffeurs en vrijwilligers
b) Acceptatie
Deelname betekent automatische acceptatie van dit reglement
Schriftelijke bevestiging bij inschrijving vereist
Geen deelname mogelijk zonder acceptatie
c) Beschikbaarheid
Reglement beschikbaar via website
Op aanvraag in print verkrijgbaar
In toegankelijk format voor deelnemers
Beschikbaar in Nederlands
1.5 Wijzigingen
a) Bevoegdheid
Organisatie behoudt recht op wijziging reglement
Wijzigingen alleen door bestuursbesluit
Minimaal 30 dagen voor evenement
b) Communicatie
Wijzigingen schriftelijk gecommuniceerd
Via website en e-mail
Aan alle betrokkenen
c) Geldigheid
Laatste versie altijd bindend
Eerdere versies vervallen automatisch
Overgangsbepalingen indien nodig
HOOFDSTUK 2: VEILIGHEID EN VERANTWOORDELIJKHEID
2.1 Algemene Veiligheidsvoorschriften
De veiligheid tijdens de Kiwanis Truckrun Oijen staat te allen tijde voorop. Alle deelnemers, vrijwilligers en betrokkenen zijn verplicht zich te houden aan de Nederlandse verkeerswetgeving en de aanvullende veiligheidsvoorschriften zoals vastgelegd in dit reglement.
Aanwijzingen van politie, hulpdiensten, verkeersregelaars en de veiligheidscoördinator dienen onmiddellijk en zonder discussie te worden opgevolgd. Deze gezagsstructuur is essentieel voor een veilig verloop van het evenement. De veiligheidscoördinator heeft te allen tijde de bevoegdheid om in te grijpen bij situaties die de veiligheid in gevaar kunnen brengen.
Het gebruik van alcohol en drugs is tijdens het gehele evenement ten strengste verboden. Dit geldt voor alle betrokkenen, van chauffeurs tot vrijwilligers. Roken is niet toegestaan in en rond de voertuigen. Van alle betrokkenen wordt een professionele en respectvolle houding verwacht.
2.2 Specifieke Veiligheidsmaatregelen
Het konvooi rijdt als één geheel en hanteert daarbij strikte regels. De maximumsnelheid is vastgesteld op 20 kilometer per uur, waarbij een minimale volgafstand van 20 meter tussen de trucks moet worden aangehouden. Elke truck heeft een vaste positie in het konvooi die niet mag worden verlaten. Inhalen is niet toegestaan, tenzij op expliciet verzoek van de organisatie. Alle deelnemende trucks zijn verplicht indien aanwezig gebruik te maken van zwaailichten om de zichtbaarheid te vergroten.
Voor aanvang van het evenement kan elk deelnemend voertuig onderworpen worden aan een technische controle. Hierbij wordt specifiek gelet op de werking van veiligheidssystemen en de aanwezigheid van verplichte nooduitrusting, waaronder EHBO-materiaal. Voertuigen die niet aan de gestelde eisen voldoen, kunnen worden uitgesloten van deelname.
De persoonlijke veiligheid van alle inzittenden wordt gewaarborgd door strikte voorschriften. Het gebruik van veiligheidsgordels, indien aanwezig, is verplicht voor alle inzittenden.
2.3 Veiligheidsorganisatie
De veiligheidscoördinator draagt de eindverantwoordelijkheid voor alle veiligheidsaspecten tijdens het evenement. Deze functionaris onderhoudt direct contact met hulpdiensten, coördineert de inzet van verkeersregelaars en EHBO-teams, en ziet toe op de naleving van alle veiligheidsvoorschriften. Bij acute veiligheidsrisico's is de veiligheidscoördinator bevoegd om directe maatregelen te nemen, tot en met het stilleggen van het evenement.
Langs de route worden verkeersregelaars ingezet. Zij zijn herkenbaar aan hun officiële uitrusting en beschikken over communicatiemiddelen. Voor aanvang van het evenement ontvangen zij uitgebreide instructies over hun taken en verantwoordelijkheden.
De Kiwanis Truckrun Oijen wordt gedurende de gehele dag begeleid door een professionele ambulancedienst. Deze ambulance:
Rijdt mee in het konvooi op een strategische positie
Is direct inzetbaar bij medische situaties
Heeft directe communicatie met de veiligheidscoördinator
Kent de volledige route en rustpunt
Heeft vooraf informatie over deelnemers met specifieke medische aandachtspunten
Kan snel ter plaatse zijn bij elk punt in het konvooi
2.4 Noodprocedures
In het geval van een noodsituatie treedt onmiddellijk het calamiteitenplan in werking. Dit plan voorziet in duidelijke procedures voor verschillende typen noodgevallen. De alarmering van hulpdiensten verloopt centraal via de veiligheidscoördinator, die beschikt over alle noodzakelijke contactgegevens en bevoegdheden.
De communicatie tijdens noodsituaties verloopt volgens een vast protocol om verwarring te voorkomen.
Bij een medisch noodgeval wordt direct de medisch coördinator gealarmeerd, die de situatie beoordeelt en indien nodig professionele hulp inschakelt.
In geval van technische storingen aan een voertuig gelden de volgende procedures:
De chauffeur informeert direct de veiligheidscoördinator via de aangewezen communicatielijn
Indien mogelijk manoeuvreert de chauffeur het voertuig naar een veilige locatie buiten de route
Het konvooi wordt indien nodig tijdelijk stilgelegd of omgeleid
De chauffeur beoordeelt de situatie en bepaalt of:
De storing ter plekke kan worden verholpen
Professionele pechhulp moet worden ingeschakeld
Het voertuig moet worden vervangen
De deelnemers en begeleiders blijven in het voertuig tenzij de veiligheidscoördinator anders bepaalt
Bij noodzakelijke evacuatie worden deelnemers naar een veilige locatie begeleid
Indien mogelijk wordt een vervangende truck geregeld voor het vervolg van de rit
De organisatie zorgt voor adequate opvang van gestrande deelnemers
De veiligheidscoördinator coördineert alle acties en zorgt voor heldere communicatie naar alle betrokkenen over de te volgen procedures.
Bij ongevallen wordt de politie direct in kennis gesteld en treedt het ongevallenprotocol in werking.
Extreme weersomstandigheden kunnen aanleiding zijn voor aanpassing of in het uiterste geval afgelasting van het evenement. De criteria hiervoor zijn vooraf vastgelegd en de beslissingsbevoegdheid ligt bij het bestuur in overleg met de veiligheidscoördinator.
2.5 Verantwoordelijkheden per Functie
De chauffeurs dragen de primaire verantwoordelijkheid voor de veiligheid van hun voertuig en inzittenden. Voor vertrek voeren zij een grondige controle uit van de technische staat van hun truck. Tijdens de rit zijn zij verantwoordelijk voor het naleven van alle verkeersregels en veiligheidsvoorschriften. Ze houden continu rekening met het comfort en de veiligheid van hun passagiers.
Begeleiders zijn verantwoordelijk voor het welzijn van de aan hen toegewezen deelnemers. Dit omvat hulp bij het in- en uitstappen, toezicht tijdens de rit en waar nodig medische begeleiding. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor hun deelnemers en onderhouden contact met de organisatie over eventuele bijzonderheden of problemen.
De verkeersregelaars spelen een cruciale rol in de verkeersveiligheid. Zij beveiligen kruispunten, begeleiden het konvooi en zorgen voor een veilige doorstroming van het overige verkeer. Alle incidenten worden direct gerapporteerd aan de veiligheidscoördinator. Hun aanwijzingen zijn bindend voor alle verkeerdeelnemers.
Commissieleden houden toezicht binnen hun specifieke werkterrein en zijn verantwoordelijk voor de naleving van het reglement binnen hun commissie. Bij problemen zoeken zij naar adequate oplossingen en rapporteren zij aan hun coördinator. Ze zijn medeverantwoordelijk voor het signaleren en melden van onveilige situaties.
2.6 Preventieve Maatregelen
Preventie vormt de basis van de veiligheidsorganisatie. In de voorbereidingsfase wordt een uitgebreide risico-inventarisatie uitgevoerd, waarbij alle potentiële gevaren in kaart worden gebracht. Op basis hiervan worden gerichte veiligheidsinstructies opgesteld voor alle betrokkenen. De route wordt vooraf meerdere malen gecontroleerd op mogelijke knelpunten en obstakels.
Tijdens het evenement vindt continue monitoring plaats van de veiligheidssituatie. Een team van veiligheidscoördinatoren voert regelmatig controlerondes uit langs de route. Bij gesignaleerde risico's wordt direct ingegrepen om de veiligheid te waarborgen. De weersomstandigheden worden nauwlettend in de gaten gehouden.
Na afloop van het evenement volgt een grondige evaluatie van alle veiligheidsaspecten. Incidenten worden geanalyseerd en leiden waar nodig tot aanpassing van procedures. Verbetervoorstellen worden vastgelegd en meegenomen in de planning voor het volgende jaar.
2.7 Documentatie
Alle veiligheidsgerelateerde documenten worden centraal beheerd door de veiligheidscoördinator. Het veiligheidsplan en calamiteitenplan worden jaarlijks geactualiseerd en zijn voor alle betrokkenen beschikbaar. Gedetailleerde routekaarten en contactlijsten worden verstrekt aan alle functionarissen.
De registratie van incidenten gebeurt systematisch en wordt gebruikt voor analyse en verbetering. Deelnemerslijsten, verzekeringspapieren en vergunningen worden zorgvuldig gearchiveerd volgens de geldende privacy-richtlijnen.
Na afloop van het evenement wordt een uitgebreide veiligheidsrapportage opgesteld. Deze bevat een analyse van alle veiligheidsaspecten en concrete aanbevelingen voor verbetering. De rapportage wordt besproken in het bestuur en leidt waar nodig tot aanpassing van procedures en richtlijnen.
HOOFDSTUK 3: DEELNAME EN REGISTRATIE
3.1 Algemene Deelnamevoorwaarden
De Kiwanis Truckrun Oijen staat open voor deelnemers met een lichamelijke en/of verstandelijke beperking. Deelname is alleen mogelijk na voorafgaande registratie en acceptatie door de organisatie. Het aantal deelnemers is gelimiteerd op basis van het beschikbare aantal trucks en de veiligheidseisen.
Inschrijving voor het evenement impliceert dat de deelnemer, diens wettelijke vertegenwoordiger of zorginstelling akkoord gaat met alle voorwaarden zoals beschreven in dit reglement. De organisatie behoudt zich het recht voor om deelname te weigeren indien niet aan de voorwaarden wordt voldaan.
3.2 Registratieprocedure
De registratie verloopt volgens een vast tijdschema:
Opening inschrijving: drie maanden voor het evenement
Sluitingsdatum: één maand voor het evenement
Bevestiging deelname: binnen twee weken na inschrijving
Definitieve informatie: twee weken voor het evenement
Bij de registratie dient de volgende informatie te worden verstrekt:
Persoonlijke gegevens deelnemer
Aard van de beperking
Specifieke zorgbehoeften
Contactgegevens begeleider/zorginstelling
Medische bijzonderheden relevant voor deelname
Eventuele dieetwensen of allergieën
3.3 Specifieke Deelnemersgroepen
Rolstoelgebruikers
Vooraf opgave type rolstoel (handmatig/elektrisch)
Afmetingen en gewicht rolstoel
Benodigde ondersteuning bij transfer
Specifieke voorzieningen in truck
Deelnemers met medische ondersteuning
Aard van de medische ondersteuning
Aanwezigheid eigen begeleiding
Noodprocedures
Contactgegevens behandelend arts
Deelnemers vanuit zorginstellingen
Groepsgrootte
Begeleiding vanuit instelling
Specifieke groepsbehoeften
Contactpersoon instelling
3.4 Begeleiding
Elke deelnemer wordt begeleid door een gekwalificeerde begeleider. Deze begeleider:
Is minimaal 18 jaar oud
Is bekend met de zorgbehoefte van de deelnemer
Blijft gedurende het hele evenement bij de deelnemer
Is in staat adequaat te handelen bij calamiteiten
Heeft relevante ervaring met de doelgroep
Voor groepen uit zorginstellingen geldt een minimale begeleidingsratio van één begeleider op drie deelnemers, afhankelijk van de zorgbehoefte.
3.5 Financiële Aspecten
De Kiwanis Truckrun Oijen wordt mogelijk gemaakt door de genereuze steun van sponsors, zowel in financiële bijdragen als in natura. Het evenement vraagt daarom geen financiële bijdrage van deelnemers, begeleiders of vrijwilligers. Dit is een bewuste keuze om het evenement toegankelijk te houden voor iedereen.
Deze kosteloze deelname betekent echter niet dat aanmelding vrijblijvend is. Van alle betrokkenen wordt verwacht dat zij:
Zich committeren aan het evenement
Tijdig aanwezig zijn
Zich houden aan alle regelementen en aanwijzingen
Met respect omgaan met de geboden voorzieningen
De sponsoren met gepast respect behandelen
De organisatie behoudt zich het recht voor om bij herhaaldelijk niet-nakomen van afspraken of no-show zonder afmelding, deelname aan toekomstige edities te heroverwegen.
3.6 Annulering en Wijzigingen
Hoewel deelname kosteloos is, is tijdige annulering van groot belang voor de organisatie in verband met:
Planning van trucks en chauffeurs
Catering en voorzieningen
Inzet van vrijwilligers
Veiligheidsmaatregelen
Bij verhindering geldt daarom:
Annulering dient zo spoedig mogelijk schriftelijk te worden gemeld
Bij annulering binnen 2 weken voor het evenement wordt een toelichting op reden gevraagd
Bij herhaaldelijk last-minute annuleren zonder geldige reden kan dit gevolgen hebben voor toekomstige deelname
Bij onvoorziene omstandigheden (ziekte, etc.) graag zo snel mogelijk melden
Een vervangende deelnemer mag worden aangemeld, mits:
Deze voldoet aan de deelnamevoorwaarden
De benodigde zorg vergelijkbaar is
Dit minimaal een week vooraf wordt gemeld
De organisatie hiermee instemt
De organisatie spant zich in om bij annuleringen waar mogelijk andere deelnemers van de wachtlijst een kans te geven.
3.7 Privacy en Gegevensbescherming
De organisatie gaat zorgvuldig om met persoonlijke gegevens volgens de AVG-richtlijnen:
Gegevens worden alleen gebruikt voor het evenement
Medische informatie is alleen toegankelijk voor relevante functionarissen
Bewaartermijn is maximaal één jaar na het evenement
Deelnemers hebben recht op inzage en correctie
Foto's en videomateriaal worden alleen gepubliceerd met toestemming
HOOFDSTUK 4: CHAUFFEURS EN VOERTUIGEN
4.1 Eisen aan Chauffeurs
Chauffeurs die deelnemen aan de Kiwanis Truckrun Oijen moeten voldoen aan strikte voorwaarden om de veiligheid van alle deelnemers te waarborgen. Elke chauffeur dient in het bezit te zijn van:
Een geldig rijbewijs CE
Een geldige code 95
Minimaal 3 jaar ervaring als vrachtwagenchauffeur
De chauffeur moet fysiek en mentaal in staat zijn om de verantwoordelijkheid voor het vervoer van deelnemers op zich te nemen. Gebruik van alcohol of drugs voor en tijdens het evenement is ten strengste verboden.
4.2 Voertuigeisen
Deelnemende trucks moeten voldoen aan de volgende eisen:
APK-gekeurd en in goede technische staat
Voorzien van geldige verzekeringspapieren
Schoon en representatief
Veilige en comfortabele instap
Voldoende ruimte voor deelnemer(s) en begeleider(s)
Werkende veiligheidsgordels voor alle zitplaatsen
Adequate klimaatbeheersing in de cabine
4.3 Registratie en Toewijzing
Het registratieproces voor chauffeurs verloopt als volgt:
Aanmelding via het officiële inschrijfformulier
Controle van alle vereiste documenten indien nodig
Toewijzing van positienummer in het konvooi (bij binnenkomst)
Koppeling aan deelnemer(s) op basis van specifieke behoeften
Verstrekking van gedetailleerde informatie over:
Route
Tijdschema
Deelnemer(s)
Veiligheidsprotocollen
Contactgegevens organisatie
4.4 Verantwoordelijkheden Chauffeur
Voor aanvang van het evenement:
Controle technische staat voertuig
Schoonmaak en verzorging cabine
Bestudering route en bijzonderheden
Kennismaking met toegewezen deelnemer(s)
Aanwezigheid bij verplichte briefing
Tijdens het evenement:
Veilige besturing van het voertuig
Handhaving positie in konvooi
Naleving verkeersregels en aanwijzingen
Zorg voor comfort deelnemers
Direct melden van problemen of bijzonderheden
Na afloop:
Veilige terugkeer naar eindlocatie
Begeleiding bij uitstappen deelnemers
Invullen evaluatieformulier
Melding eventuele bijzonderheden
4.5 Instructie en Communicatie
Voorafgaand aan het evenement vindt een verplichte chauffeursbriefing plaats waarin:
Het dagprogramma wordt doorgenomen
Veiligheidsprotocollen worden besproken
Communicatieprocedures worden uitgelegd
Gelegenheid is voor vragen
Laatste wijzigingen worden doorgegeven
Tijdens de rit wordt gecommuniceerd via:
Radio Favoriet
Mobiele telefoons
Hand- en lichtsignalen verkeersregelaars
Vastgestelde communicatieprotocollen
4.6 Calamiteiten en Storingen
Bij technische problemen of calamiteiten:
Direct melden aan de organisatie
Indien mogelijk, veilig parkeren
Rust bewaren en deelnemers geruststellen
Wachten op instructies organisatie
Deelnemers alleen laten uitstappen op aangeven organisatie
Bijhouden logboek van gebeurtenissen
4.7 Verzekering en Aansprakelijkheid
Deelnemende voertuigen dienen verzekerd te zijn voor:
Wettelijke aansprakelijkheid
Inzittendenverzekering
Ongevallenverzekering
De organisatie heeft een aanvullende evenementenverzekering, maar:
De eigen verzekering van het voertuig is altijd eerst aansprakelijk
Schade door opzet of grove nalatigheid is uitgesloten
Persoonlijke eigendommen vallen onder eigen risico
Incidenten moeten direct worden gemeld
4.8 Evaluatie en Nazorg
Na afloop van het evenement:
Invullen evaluatieformulier
Melden van verbeterpunten
Deelname aan evaluatiebijeenkomst
Mogelijkheid tot nabespreking bijzonderheden
HOOFDSTUK 5: ROUTE EN LOGISTIEK
5.1 Routebepaling
De route van de Kiwanis Truckrun Oijen wordt met grote zorgvuldigheid samengesteld. Bij het bepalen van de route staat veiligheid voorop, gevolgd door het comfort van de deelnemers en de praktische uitvoerbaarheid. De organisatie houdt rekening met de toegankelijkheid voor groot transport en zorgt ervoor dat de route geschikt is voor een konvooi van vrachtwagens. Hulpdiensten moeten op elk punt van de route snel ter plaatse kunnen komen.
De maximale rijtijd is vastgesteld op 4 uur, inclusief geplande stops. Deze tijdsduur is gebaseerd op jarenlange ervaring en biedt voldoende gelegenheid om de regio te verkennen en tevens adequate rustmomenten in te bouwen. Bij het uitstippelen van de route wordt gezocht naar een aantrekkelijke omgeving die de deelnemers een gevarieerde en plezierige rit biedt, waarbij tegelijkertijd de overlast voor omwonenden tot een minimum wordt beperkt.
Minimaal twee maanden voor het evenement start de definitieve routebepaling. Deze wordt in nauw overleg met alle betrokken gemeenten en hulpdiensten vastgesteld. De route wordt meerdere malen fysiek gecontroleerd op obstakels, wegwerkzaamheden en andere mogelijke knelpunten. Waar nodig worden alternatieve routes uitgewerkt om bij onvoorziene omstandigheden te kunnen uitwijken.
5.2 Vergunningen en Ontheffingen
Het verkrijgen van de benodigde vergunningen en ontheffingen is een cruciaal onderdeel van de voorbereiding. De organisatie start dit proces minimaal drie maanden voor het evenement. Voor elke gemeente waar de route doorheen voert, wordt indien noodzakelijk een evenementenvergunning aangevraagd. Deze aanvragen gaan vergezeld van gedetailleerde documentatie, waaronder het veiligheidsplan, verzekeringspapieren en de contactgegevens van alle verantwoordelijke functionarissen.
De organisatie zorgt ervoor dat alle vergunningen en ontheffingen ruim voor het evenement zijn verkregen en dat aan alle voorwaarden wordt voldaan.
5.3 Start- en Eindlocatie
Traditiegetrouw en als eerbetoon aan de overleden oprichter vindt de Kiwanis Truckrun Oijen altijd plaats vanuit Dorpshuis 't Hart van Oijen. Deze historische en symbolische locatie vormt het kloppend hart van het evenement en biedt alle benodigde faciliteiten voor een succesvol verloop van de dag.
Het dorpshuis en omliggend terrein worden ingericht om alle deelnemende trucks en voertuigen van begeleiders te kunnen accommoderen. De jarenlange ervaring met deze locatie heeft geleid tot een optimale indeling waarbij rekening wordt gehouden met:
Efficiënte opstelling van de trucks
Toegankelijkheid voor alle deelnemers
Centrale verzamelplaats voor registratie
Cateringvoorzieningen
Sanitaire faciliteiten
Informatiepunt
De vertrouwde omgeving van 't Hart van Oijen draagt bij aan de speciale sfeer van het evenement en versterkt het gemeenschapsgevoel dat zo kenmerkend is voor de truckrun.
5.4 Rustpunt
De Kiwanis Truckrun Oijen kent tijdens de vier uur durende rit een strategisch gekozen rustpunt. Deze rustmoment is essentieel voor het comfort en welzijn van alle deelnemers. De belangrijkste rustpauze vindt halverwege de route plaats en duurt ongeveer 30-45 minuten. Deze locatie wordt zorgvuldig geselecteerd en vooraf grondig geïnspecteerd.
Het hoofdrustpunt moet voldoen aan strikte criteria voor toegankelijkheid en veiligheid. Er is ruime parkeergelegenheid voor het gehele konvooi, waarbij de trucks zo worden opgesteld dat een veilige en vlotte hervatting van de rit mogelijk is. Sanitaire voorzieningen zijn in voldoende mate aanwezig en toegankelijk voor mensen met een beperking. De cateringvoorziening zorgt voor versnaperingen en drank voor alle deelnemers, chauffeurs en vrijwilligers.
Een team van vrijwilligers is specifiek verantwoordelijk voor de organisatie op het rustpunt. Zij zorgen voor een soepele doorstroming bij sanitaire voorzieningen en catering. De verkeersbegeleiding zorgt voor een veilige opstelling van het konvooi en begeleidt het vertrek na de pauze.
5.5 Tijdsplanning
De Kiwanis Truckrun Oijen volgt een zorgvuldig opgesteld dagprogramma dat is gebaseerd op jarenlange ervaring. De dag kent een natuurlijke opbouw waarbij voldoende tijd wordt ingeruimd voor alle onderdelen, zonder dat er onnodige haast of stress ontstaat.
De dag start met de aankomst van het kernteam bij 't Hart van Oijen. Deze vroege start is essentieel voor een gedegen voorbereiding van het evenement. Het kernteam zorgt voor de laatste controles en de basis-inrichting van het terrein voordat de vrijwilligers arriveren.
De vrijwilligers en verkeersregelaars ontvangen bij aankomst een uitgebreide briefing over hun taken en verantwoordelijkheden. Hierna arriveren de chauffeurs voor de technische controle van hun voertuigen en een belangrijke instructiebijeenkomst. De chauffeurs worden tijdens een gezamenlijk koffiemoment welkom geheten, wat bijdraagt aan de onderlinge verbondenheid.
De ontvangst en registratie van deelnemers gebeurt in een rustig tempo, waarbij voldoende tijd is voor een persoonlijke begroeting. Na de uitgebreide chauffeursbriefing volgt het belangrijke moment van de koppeling tussen deelnemers en chauffeurs. Dit gebeurt op een gestructureerde wijze, waarbij rekening wordt gehouden met specifieke wensen en behoeften.
Het opstellen van het konvooi volgens de vooraf bepaalde positienummers vraagt precisie en een goede coördinatie. Na het officiële startmoment begint de route die ongeveer vier uur in beslag neemt, inclusief een substantiële rustpauze halverwege.
Bij terugkomst bij 't Hart van Oijen is er tijd ingeruimd voor een waardige en gezamenlijke afsluiting van de dag. Na het vertrek van de deelnemers zorgt een toegewijd team voor de opruimwerkzaamheden, waarna het kernteam de dag evalueert.
De exacte tijden worden jaarlijks vastgesteld en gecommuniceerd via het draaiboek aan alle betrokkenen. De organisatie behoudt zich het recht voor om de planning aan te passen als omstandigheden daarom vragen, waarbij de kwaliteit en veiligheid van het evenement altijd voorop staan.
5.6 Verkeersbegeleiding
De verkeersbegeleiding vormt een essentieel onderdeel van de veilige uitvoering van de truckrun. Een team van gecertificeerde verkeersregelaars zorgt voor een veilige doorstroming van het konvooi en het reguliere verkeer. Deze verkeersregelaars / motorbegeleiders kunnen flexibel inspelen op verkeerssituaties.
De verkeersregelaars / motorbegeleiders worden vooraf uitgebreid geïnstrueerd over de route en specifieke aandachtspunten. Ze zijn herkenbaar aan hun officiële uitrusting. Hun posities langs de route zijn vooraf bepaald, met extra aandacht voor kruispunten en andere potentiële knelpunten.
De verkeersregelaars / motorbegeleiders rijden zowel voor als achter het konvooi en kunnen snel inspringen waar nodig. Ze onderhouden contact met de centrale coördinatie en kunnen direct reageren op onvoorziene situaties. Hun ervaring en mobiliteit dragen bij aan een soepel verloop van de rit.
5.7 Weerprotocol
Het weer in Nederland is veranderlijk, daarom heeft de organisatie verschillende scenario's uitgewerkt. De beslissing over eventuele aanpassingen wordt genomen door het kernteam, in overleg met relevante instanties.
Bij warm weer (boven 25°C):
Extra watervoorziening bij start, rust en finish
Aanvullende schaduwplekken bij rustpunten
Controle airconditioning in alle trucks
Mogelijkheid tot extra korte stops indien nodig
Bij regenachtig weer:
Extra overdekte ruimtes bij start- en rustlocaties
Aangepaste rijsnelheid waar nodig
Verhoogde alertheid verkeersbegeleiding
Beschikbaarheid regencapes/paraplu's
Bij extreme weersvoorspellingen:
Vroegtijdig overleg met alle betrokken partijen
Mogelijke aanpassing van de route
In uiterste geval inkorten van het programma
Alleen bij acuut gevaar volledige afgelasting
5.8 Communicatie
De communicatiestructuur van de Kiwanis Truckrun Oijen is uniek opgezet, met Radio Favoriet als centraal communicatiepunt voor het evenement.
Centrale Communicatie via Radio Favoriet Radio Favoriet verzorgt gedurende de hele truckrun een speciale uitzending op een dedicated frequentie. Deze uitzending:
Informeert alle chauffeurs over de voortgang van het konvooi
Geeft belangrijke aanwijzingen door
Zorgt voor sfeervolle muziek tijdens de rit
Maakt direct belangrijke mededelingen mogelijk
Verbindt alle deelnemers door live verslaggeving
Draagt bij aan de bijzondere sfeer van het evenement
Alle deelnemende trucks zijn uitgerust met radio-ontvangstapparatuur afgestemd op de speciale frequentie van Radio Favoriet. Chauffeurs worden geïnstrueerd om deze zender gedurende de hele rit aan te houden voor belangrijke mededelingen.
Professionele Hulpdiensten De aanwezige hulpdiensten opereren via hun eigen professionele communicatienetwerken:
De politie gebruikt het eigen C2000-netwerk
De ambulancedienst communiceert via hun reguliere kanalen
Deze gescheiden systemen waarborgen betrouwbare communicatie in noodgevallen
Hulpdiensten kunnen onderling direct communiceren zonder interferentie
Aanvullende Communicatiemiddelen Ter ondersteuning van de hoofdcommunicatie zijn er:
WhatsApp-groepen voor verschillende teams van vrijwilligers
Mobiele telefoons als backup-systeem
Directe telefoonlijnen voor noodgevallen
Communicatieprotocollen Er zijn duidelijke afspraken over:
Wanneer welk communicatiemiddel te gebruiken
Wie bevoegd is tot het doen van mededelingen via Radio Favoriet
Hoe te handelen bij communicatiestoringen
De escalatieprocedure bij calamiteiten
Deze gelaagde communicatiestructuur, met Radio Favoriet als centrale spil, zorgt voor een efficiënte informatievoorziening naar alle betrokkenen, terwijl de professionele hulpdiensten hun eigen betrouwbare communicatielijnen behouden.
HOOFDSTUK 6: CATERING EN VOORZIENINGEN
De catering en voorzieningen van de Kiwanis Truckrun Oijen zijn gecentreerd rond Dorpshuis 't Hart van Oijen, dat niet alleen dienst doet als start- en eindpunt, maar ook als locatie voor de feestelijke afsluiting van de dag. Deze historische locatie vormt het kloppend hart van het evenement waar alle faciliteiten samenkomen.
6.1 Basisvoorzieningen 't Hart van Oijen
Het dorpshuis wordt voor het evenement speciaal ingericht om alle deelnemers, chauffeurs, vrijwilligers en gasten te kunnen ontvangen. De inrichting is gebaseerd op jarenlange ervaring en waarborgt een optimale toegankelijkheid voor iedereen. Het gebouw beschikt over ruime sanitaire voorzieningen, waaronder aangepaste toiletten voor mindervaliden. Er zijn voldoende zitplaatsen beschikbaar en de ruimte wordt zo ingedeeld dat iedereen zich vrij kan bewegen, ook met rolstoelen of andere hulpmiddelen.
Een informatiepunt is prominent aanwezig waar deelnemers en bezoekers terecht kunnen met vragen.
6.2 Dagverzorging
De dag begint met een warm welkom voor alle chauffeurs en vrijwilligers met koffie, thee en een versnapering. Voordat het konvooi vertrekt, worden alle trucks voorzien van voldoende water voor onderweg. Voor alle deelnemers is er een lunch tijdens de rustpauze.
Tijdens de centrale rustpauze worden alle deelnemers voorzien van verfrissingen en een versnapering. Er is ruime gelegenheid voor een sanitaire stop en even de benen strekken. Extra water en verfrissingen zijn beschikbaar, zeker bij warm weer.
6.3 Feestelijke Afsluiting
Na terugkomst bij 't Hart van Oijen volgt een feestelijke afsluiting van de dag. Deze finale vormt een belangrijk onderdeel van het evenement waar:
Live muziek wordt verzorgd
Een hapje en drankje wordt geserveerd
Gelegenheid is voor gezellig samenzijn
Eventuele toespraken worden gehouden
Herinneringen kunnen worden uitgewisseld
De dag wordt afgesloten
De feestmiddag is zodanig georganiseerd dat:
Alle deelnemers kunnen genieten
Er voldoende zitgelegenheid is
De catering goed bereikbaar is
Er ruimte is voor wie wil dansen
Rustige hoekjes beschikbaar zijn voor wie dat prefereert
6.4 Cateringvoorzieningen
De catering wordt verzorgd door ervaren vrijwilligers die rekening houden met:
Allergieën en intoleranties
6.5 Vrijwilligersondersteuning
Een team van vrijwilligers zorgt gedurende de hele dag voor:
Begeleiding waar nodig
Hulp bij maaltijden en drankjes
Ondersteuning bij toiletbezoek
Het schoonhouden van alle ruimtes
Een gastvrije sfeer
Praktische hulp waar gewenst
6.6 Afronding
Na afloop van de feestmiddag zorgt het opruimteam ervoor dat:
Alle ruimtes worden opgeruimd
Het afval wordt gescheiden en afgevoerd
De gebruikte materialen worden schoongemaakt
Het dorpshuis in originele staat wordt teruggebracht
Gevonden voorwerpen worden verzameld
Alle technische installaties worden gecontroleerd
De combinatie van een goed georganiseerde dag met een feestelijke afsluiting in 't Hart van Oijen maakt de Kiwanis Truckrun tot een complete belevenis voor alle betrokkenen. De jarenlange ervaring en de betrokkenheid van vele vrijwilligers zorgen ervoor dat alle voorzieningen en de catering perfect aansluiten bij de behoeften van de deelnemers.
HOOFDSTUK 7: SPONSORING EN FINANCIËN
De Kiwanis Truckrun Oijen wordt mogelijk gemaakt door de genereuze steun van sponsors en de belangeloze inzet van vele betrokkenen. Een zorgvuldig sponsorbeleid en transparant financieel beheer zijn essentieel voor de continuïteit van het evenement.
7.1 Sponsorstructuur
De sponsoring van de Kiwanis Truckrun Oijen kent verschillende niveaus van betrokkenheid:
Hoofdsponsors
Dragen substantieel bij aan het evenement
Krijgen prominente vermelding in alle uitingen
Worden uitgenodigd voor de feestelijke afsluiting
Ontvangen een (uitgebreid) sponsorpakket
Hebben de mogelijkheid voor extra exposure tijdens het evenement
Materiaalsponsor
Leveren goederen of diensten in natura
Bijvoorbeeld:
Transportbedrijven met trucks en chauffeurs
Cateringbedrijven
Leveranciers van drank en versnaperingen
Drukwerk en promotiematerialen
Technische ondersteuning
Vrienden van de Truckrun
Kleinere financiële bijdragen
Particuliere donaties
Incidentele giften
Ondersteuning door lokale ondernemers
7.2 Financieel Beheer
Het financiële beheer wordt gekenmerkt door:
Transparantie
Duidelijke boekhouding
Jaarlijkse verantwoording
Controle door kascommissie
Inzichtelijke besteding van middelen
Kostenbeheersing
Zorgvuldige budgettering
Regelmatige monitoring uitgaven
Efficiënt gebruik van middelen
Waar mogelijk gebruikmaken van sponsoring in natura
Continuïteitsreserve
Opbouw van bescheiden reserve
Waarborg voor toekomstige edities
Dekking onvoorziene uitgaven
Mogelijkheid voor investeringen in kwaliteitsverbetering
7.3 Sponsorwerving
De werving van sponsors gebeurt op professionele wijze:
Planning
Tijdig benaderen potentiële sponsors
Persoonlijk contact waar mogelijk
Duidelijke sponsorpakketten
Heldere communicatie over tegenprestaties
Relatiebeheer
Regelmatig contact met sponsors
Updates over de voorbereidingen
Uitnodigingen voor het evenement
Evaluatie en bedankjes na afloop
Sponsorpakketten
Op maat gemaakte voorstellen
Verschillende niveaus van sponsoring
Duidelijke omschrijving van tegenprestaties
Flexibiliteit in vorm van bijdrage
7.4 Tegenprestaties
Sponsors ontvangen, afhankelijk van hun bijdrage:
Vermelding op sponsorschermen
Logo op website en sociale media
Naamsvermelding in communicatie-uitingen
VIP-behandeling tijdens het evenement
7.5 Verantwoording
Na afloop van het evenement:
Ontvangen sponsors een bedankbrief
Wordt fotomateriaal gedeeld
Krijgen ze als eerste de mogelijkheid zich te verbinden aan de volgende editie
7.6 Duurzame Relaties
De organisatie streeft naar:
Langdurige sponsorrelaties
Wederzijds vertrouwen
Open communicatie
Gezamenlijke groei
Maatschappelijke betrokkenheid
7.7 Financiële Transparantie
Alle financiële aspecten worden:
Nauwkeurig geadministreerd
Regelmatig gecontroleerd
Jaarlijks verantwoord
Openlijk gecommuniceerd met belanghebbenden
7.8 Toekomstvisie
De financiële strategie is gericht op:
Continuïteit van het evenement
Behoud van kwaliteit
Mogelijkheden voor groei
Innovatie waar mogelijk
Waarborging van toegankelijkheid
Het financiële en sponsorbeleid van de Kiwanis Truckrun Oijen is erop gericht het evenement voor de lange termijn mogelijk te maken, waarbij de waardigheid van de deelnemers en de kwaliteit van de uitvoering centraal staan. De betrokkenheid van sponsors wordt gezien als een partnerschap waarin beide partijen bijdragen aan een waardevol maatschappelijk evenement.
HOOFDSTUK 8: MEDIA EN COMMUNICATIE
De Kiwanis Truckrun Oijen is meer dan alleen een evenement; het is een verhaal van verbinding, zorg en gemeenschapszin. De wijze waarop dit verhaal wordt verteld, vraagt om een doordachte en respectvolle benadering. Radio Favoriet vervult hierin een unieke en onmisbare rol als het kloppende hart van de communicatie.
8.1 De Rol van Radio Favoriet
Radio Favoriet is niet zomaar een mediapartner, maar vormt de ruggengraat van de communicatie tijdens de Kiwanis Truckrun Oijen. In de weken voorafgaand aan het evenement verzorgt het radiostation speciale uitzendingen waarin het verhaal van de truckrun wordt verteld. Interviews met organisatoren, deelnemers van voorgaande jaren en betrokken chauffeurs geven luisteraars een rijk beeld van wat de truckrun betekent voor de gemeenschap.
Op de dag zelf transformeert Radio Favoriet tot het centrale communicatieplatform van het evenement. Vanuit een speciale studio in 't Hart van Oijen verzorgt het team een continue uitzending op een toegewezen frequentie. Alle deelnemende trucks zijn afgestemd op deze frequentie, waardoor chauffeurs direct worden geïnformeerd over de voortgang van het konvooi, eventuele aanpassingen in de route en belangrijke mededelingen. Maar meer dan dat, zorgt Radio Favoriet voor de muzikale omlijsting die de dag tot een feest maakt.
De verslaggevers van Radio Favoriet rijden mee in het konvooi en vangen de verhalen en emoties van de dag. Hun live verslagen brengen de sfeer over naar familie en vrienden die thuis meeluisteren. Tijdens de feestelijke afsluiting verzorgt Radio Favoriet de muziek en entertainment, waarbij de ervaringen van de dag worden gedeeld.
8.2 Communicatie met Betrokkenen
De communicatie met alle betrokkenen verloopt volgens een zorgvuldig opgezet plan. In de aanloop naar het evenement worden verschillende informatiebijeenkomsten georganiseerd. Chauffeurs komen samen voor een uitgebreide briefing waarin niet alleen praktische zaken worden besproken, maar ook het belang van hun rol wordt benadrukt. Vrijwilligers worden in kleinere groepen geïnstrueerd over hun specifieke taken en verantwoordelijkheden.
Zorginstellingen ontvangen gedetailleerde informatie over het programma en de voorzieningen voor hun cliënten. Er is ruimte voor vragen en speciale verzoeken, zodat elke deelnemer optimaal kan genieten van de dag. De hulpdiensten, waaronder de meereizende ambulance en de politiebegeleiding, worden nauw betrokken bij de voorbereidingen om een vlekkeloze samenwerking te garanderen.
8.3 Externe Communicatie en Media
De Kiwanis Truckrun Oijen heeft door de jaren heen een bijzondere plaats verworven in de harten van de lokale gemeenschap. De externe communicatie is erop gericht dit draagvlak te behouden en verder te versterken. Lokale en regionale media worden actief benaderd met persberichten en uitnodigingen voor interviews. Hierbij staat het menselijke aspect centraal - de verhalen van deelnemers, de inzet van vrijwilligers en de betrokkenheid van de gemeenschap.
Omwonenden langs de route worden tijdig geïnformeerd via huis-aan-huis brieven en berichten in lokale media. Ze worden niet alleen geïnformeerd over mogelijke verkeershinder, maar vooral uitgenodigd om deel te worden van het evenement door de stoet te verwelkomen en de feestvreugde te delen.
8.4 Social Media en Online Aanwezigheid
De digitale communicatie van de Kiwanis Truckrun Oijen kenmerkt zich door warmte en persoonlijke betrokkenheid. Via sociale mediakanalen wordt het verhaal van de truckrun het hele jaar door levend gehouden. Foto's van voorgaande edities, herinneringen van deelnemers en updates over de voorbereidingen creëren een gevoel van verbondenheid en anticipatie.
De online communicatie is zorgvuldig en doordacht. Elke foto, elk bericht wordt met respect voor de privacy en waardigheid van de deelnemers geplaatst. Er wordt altijd vooraf toestemming gevraagd voor het gebruik van beeldmateriaal, en de focus ligt op de vreugde en het gemeenschapsgevoel dat de truckrun kenmerkt.
Interactie met volgers wordt persoonlijk en met aandacht behandeld. Vragen worden snel beantwoord, ervaringen worden gedeeld, en suggesties worden serieus genomen. Deze dialoog helpt niet alleen bij het verbeteren van het evenement, maar versterkt ook de band met de gemeenschap.
8.5 Fotografie en Documentatie
Het vastleggen van de Kiwanis Truckrun Oijen gebeurt met grote zorgvuldigheid. De focus ligt op spontane momenten van vreugde.
8.6 Radio Favoriet tijdens de Feestelijke Afsluiting
De rol van Radio Favoriet krijgt een speciale dimensie tijdens de feestelijke afsluiting in 't Hart van Oijen. Het radiostation verzorgt niet alleen de muziek, maar creëert een interactieve show waarbij deelnemers hun ervaringen kunnen delen
De muziekkeuze wordt zorgvuldig afgestemd op het publiek, met een mix van herkenbare hits en verzoeknummers. De DJ's van Radio Favoriet hebben ervaring met de doelgroep en weten precies hoe ze de juiste sfeer kunnen creëren voor een waardig en vrolijk slot van de dag.
8.7 Communicatie in Bijzondere Situaties
Voor onverwachte situaties bestaat een helder communicatieprotocol. Of het nu gaat om een technisch probleem met een truck, een medische situatie of een weerswaarschuwing - de lijnen zijn kort en de procedures duidelijk. Radio Favoriet speelt hierin een centrale rol door accurate informatie snel te kunnen verspreiden naar alle deelnemers.
De woordvoering bij calamiteiten ligt bij een aangewezen persoon uit de organisatie. Deze persoon onderhoudt contact met hulpdiensten, coördineert de informatievoorziening en zorgt voor heldere communicatie naar alle betrokkenen. Privacy en zorgvuldigheid staan hierbij voorop.
8.8 Evaluatie en Toekomst
Na afloop van het evenement wordt alle communicatie zorgvuldig geëvalueerd. Feedback van deelnemers, vrijwilligers en partners wordt verzameld en geanalyseerd. Het beeldmateriaal wordt geselecteerd en gearchiveerd voor toekomstig gebruik. Deze evaluatie vormt de basis voor verbeteringen in de communicatie voor volgende edities.
Radio Favoriet maakt een speciale compilatie van de dag, die niet alleen dient als herinnering maar ook als promotiemateriaal voor toekomstige edities. Deze compilatie vangt de essentie van wat de Kiwanis Truckrun Oijen zo bijzonder maakt: de verbinding tussen mensen, de vreugde van het samen zijn, en de kracht van een betrokken gemeenschap.
De communicatie rond de Kiwanis Truckrun Oijen is daarmee meer dan alleen informatievoorziening - het is het vertellen van een doorlopend verhaal van menselijke warmte en betrokkenheid, waarbij Radio Favoriet fungeert als de stem die al deze elementen samenbrengt.
HOOFDSTUK 9: VEILIGHEID EN VERZEKERINGEN
De veiligheid tijdens de Kiwanis Truckrun Oijen is een zaak van het hoogste belang. Het evenement brengt een bijzondere verantwoordelijkheid met zich mee, gezien de specifieke doelgroep en de omvang van het konvooi. Jaren van ervaring hebben geleid tot een robuust veiligheidsbeleid waarin niets aan het toeval wordt overgelaten.
9.1 Verzekeringen en Aansprakelijkheid
De basis van een veilig evenement ligt in een gedegen verzekeringspakket. De Kiwanis Truckrun Oijen heeft een uitgebreide evenementenverzekering die specifiek is toegesneden op de aard van het evenement. Deze verzekering dekt niet alleen de algemene aansprakelijkheid van de organisatie, maar biedt ook bescherming tegen diverse risico's die kunnen ontstaan tijdens de dag.
De deelnemende transportbedrijven zijn verzekerd via hun eigen verzekeringen. Hun reguliere verzekeringspakketten zijn van toepassing tijdens het evenement, aangevuld met specifieke dekkingen voor het vervoer van de deelnemers. De organisatie controleert vooraf of alle deelnemende voertuigen beschikken over de juiste verzekeringspapieren.
9.2 Professionele Hulpverlening
Een uniek aspect van de Kiwanis Truckrun Oijen is de aanwezigheid van een dedicated ambulance die de gehele dag met het konvooi meereist. Dit professionele ambulanceteam kent de route, is bekend met de specifieke behoeften van de deelnemers en kan snel ter plaatse zijn bij elk punt in het konvooi. De ambulance maakt gebruik van hun eigen professionele communicatienetwerk, waardoor directe opschaling mogelijk is indien nodig.
9.3Verkeersveiligheid
De verkeersveiligheid wordt gewaarborgd door een team van verkeersregelaars. Deze zorgen ervoor dat het konvooi veilig door het verkeer kan bewegen. Ze zijn herkenbaar aan hun officiële uitrusting en staan in direct contact met de organisatie. Hun posities langs de route zijn zorgvuldig gepland, met extra aandacht voor kruispunten en andere potentiële knelpunten.
De politie is vooraf betrokken bij de routeplanning en verleent waar nodig ondersteuning tijdens het evenement. Hun expertise draagt bij aan een veilige doorstroming van het konvooi en het reguliere verkeer.
9.4 Preventieve Maatregelen
Preventie vormt een belangrijk onderdeel van het veiligheidsbeleid. Voor aanvang van het evenement worden alle deelnemende trucks onderworpen aan een technische controle. Chauffeurs ontvangen een uitgebreide briefing waarin veiligheidsprotocollen worden besproken en specifieke aandachtspunten worden behandeld.
De route wordt vooraf meerdere malen gecontroleerd op geschiktheid voor het konvooi. Daarbij wordt gelet op:
De breedte van de wegen
De staat van het wegdek
Mogelijke obstakels
Bereikbaarheid voor hulpdiensten
Geschikte uitwijkplaatsen
9.5 Calamiteitenplan
Voor onvoorziene situaties beschikt de organisatie over een uitgebreid calamiteitenplan. Dit plan voorziet in verschillende scenario's en beschrijft de te nemen maatregelen. Radio Favoriet speelt hierin een cruciale rol als centraal communicatiekanaal naar alle deelnemers.
Bij technische problemen met een truck wordt een vast protocol gevolgd:
De chauffeur meldt het probleem direct
Indien mogelijk wordt naar een veilige locatie gemanoeuvreerd
Deelnemers blijven in eerste instantie in het voertuig
De organisatie coördineert de hulpverlening
Het konvooi wordt indien nodig aangepast
9.6 Weersomstandigheden
Het weer in Nederland is onvoorspelbaar, daarom zijn er verschillende scenario's uitgewerkt:
Bij warm weer:
Extra water beschikbaar in alle trucks
Aanvullende schaduwvoorzieningen bij stops
Regelmatige controle op welzijn deelnemers
Mogelijkheid tot extra pauzes
Bij regen:
Aangepaste rijsnelheid
Extra alertheid verkeersregelaars
Beschutting bij stops
Aanpassing programma indien nodig
9.7 Evaluatie en Verbetering
Na afloop van het evenement volgt een grondige evaluatie van alle veiligheidsaspecten. Incidenten worden geanalyseerd, procedures worden beoordeeld en verbeterpunten worden vastgelegd. Deze informatie vormt de basis voor verdere optimalisatie van de veiligheid bij volgende edities.
De veiligheid tijdens de Kiwanis Truckrun Oijen is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle betrokkenen. Door de combinatie van professionele hulpverlening, gedegen verzekeringen en duidelijke protocollen, kunnen alle deelnemers zorgeloos genieten van deze bijzondere dag.
HOOFDSTUK 10: EVALUATIE EN NAZORG
De Kiwanis Truckrun Oijen is meer dan een eendaags evenement; het is een ervaring die nazindert en vraagt om zorgvuldige afronding en evaluatie. Het succes van toekomstige edities wordt mede bepaald door wat we leren van elke truckrun.
10.1 De Eerste Uren
Nog tijdens de feestelijke afsluiting in 't Hart van Oijen komen de eerste reacties binnen. De stralende gezichten van deelnemers, de verhalen van chauffeurs, de ervaringen van vrijwilligers - alles vertelt een deel van het verhaal van de dag. Het kernteam komt direct na afloop samen in een informele setting. Met een kop koffie worden de eerste indrukken gedeeld. Deze spontane reacties zijn waardevol omdat ze direct uit het hart komen en vaak de kern raken van wat goed ging en wat aandacht verdient.
10.2 De Dag Erna
De ochtend na de truckrun start een belangrijk proces: het bedanken van iedereen die heeft bijgedragen aan het succes van de dag. Dit is geen formaliteit, maar een oprechte uiting van waardering. Persoonlijke dankberichten gaan uit naar de chauffeurs die hun vrije dag hebben gegeven. Sponsoren ontvangen een brief waarin hun bijdrage wordt erkend. Vrijwilligers krijgen een speciaal woord van dank voor hun onmisbare inzet.
10.3 De Diepere Evaluatie
In de weken na het evenement volgt een grondige evaluatie. Elke commissie komt samen om hun deel van de organisatie onder de loep te nemen. Deze bijeenkomsten zijn open en eerlijk - hier is ruimte voor zowel complimenten als kritische noten. De route-commissie bespreekt elk kruispunt, de cateringcommissie evalueert elke maaltijd, de veiligheidscommissie analyseert elk incident, hoe klein ook.
De feedback van deelnemers wordt zorgvuldig verzameld. Zorginstellingen worden benaderd voor hun professionele input. Chauffeurs delen hun ervaringen via een speciaal evaluatieformulier. Deze verschillende perspectieven vormen samen een compleet beeld van de dag.
10.4 De Beelden
De foto's van de dag vertellen hun eigen verhaal. Een team van fotografen heeft de dag vastgelegd - niet alleen de grote momenten, maar ook de kleine gebaren, de spontane lach, de ontroerende ontmoetingen. Deze beelden worden met zorg geselecteerd en bewerkt. Privacy staat hierbij voorop; alleen beelden waarvan de publicatie is toegestaan, worden gedeeld.
10.5 De Financiële Afronding
De penningmeester zorgt voor een zorgvuldige financiële afronding. Alle rekeningen worden voldaan, sponsorbijdragen worden verwerkt, en een gedetailleerd financieel overzicht wordt opgesteld. Deze transparantie is essentieel voor het vertrouwen van alle betrokkenen en de continuïteit van het evenement.
10.6 Het Verbeterplan
Alle verzamelde informatie komt samen in een concreet verbeterplan. Geen punt is te klein om te bespreken, geen suggestie wordt genegeerd. Of het nu gaat om de timing van de lunch, de indeling van het konvooi, of de muziekkeuze tijdens de feestelijke afsluiting - alles wordt meegenomen in de planning voor de volgende editie.
10.7 Het Archief
De geschiedenis van de Kiwanis Truckrun Oijen wordt zorgvuldig bewaard. Documenten, foto's, verslagen - alles vindt zijn plaats in het archief. Dit is niet alleen voor de historie, maar vooral ook een waardevol naslagwerk voor toekomstige edities.
10.8 De Blik Vooruit
De evaluatie sluit af met een blik op de toekomst. Hoe kunnen we het evenement nog specialer maken? Welke nieuwe elementen kunnen we toevoegen? Hoe behouden we wat goed is en verbeteren we wat beter kan? Deze vragen vormen de basis voor de volgende editie van de Kiwanis Truckrun Oijen.
De zorgvuldige evaluatie en nazorg maken de cirkel rond.